Funis e etapas de contato (kanban)
Nível: Intermediário Tempo de leitura: 8 min
Por que existe
Todo contato está em algum ponto do relacionamento com a sua empresa: acabou de chegar, virou lead, está negociando, já é cliente. Antes, quem precisava enxergar isso cadastrava o contato de novo num CRM externo. Agora a Wevichat guarda essa informação na própria ficha do contato, na forma de etapa de um funil.
Um funil é uma sequência de etapas que você define. A Wevichat cria um por padrão, chamado Funil de vendas, com as etapas Contato, Lead, Negociação e Cliente. Você pode renomear, reordenar, criar etapas novas e criar outros funis (por exemplo, um funil de pós-venda ou de suporte).
A etapa do contato aparece na lista de contatos, no kanban, na ficha, no painel lateral do inbox, na exportação e na API. E ela vira critério de segmentação, gatilho e ação de automação e ferramenta do agente de IA. Tudo isso sem transformar a Wevichat num CRM completo: não existe valor de negócio, previsão de fechamento nem lista de tarefas. Só a etapa em que cada pessoa está.
Conceitos
| Termo | O que é |
|---|---|
| Funil | Uma sequência ordenada de etapas. Cada organização pode ter vários. Um deles é o funil padrão, usado quando você não escolhe outro (na lista, na importação e na API). |
| Etapa | Um passo do funil, com nome e cor. O contato ocupa uma etapa por funil. |
| Entrada automática | Chave por funil. Ligada, todo contato novo entra sozinho na primeira etapa daquele funil. Vem ligada no funil padrão. |
| Perdido | Uma marcação à parte, e não uma etapa. O contato continua na etapa em que parou, marcado como perdido, com motivo opcional. Dá para reabrir depois. |
| Histórico | Cada entrada, mudança de etapa, perda e reabertura fica registrada com data, origem (equipe, automação, agente de IA, API, importação) e quem fez. |
Um contato pode estar em mais de um funil ao mesmo tempo, em etapas diferentes. Por exemplo, "Cliente" no funil de vendas e "Onboarding" no funil de pós-venda.
Configurar os funis
- Abra Configurações e clique na aba Funis. Ela aparece para administradores e editores.
- Ajuste o funil padrão. Clique no lápis ao lado do nome para renomear. Arraste as etapas pela alça à esquerda para reordenar, ou use as setas para cima e para baixo.
- Crie ou edite etapas. Digite o nome no campo "Nova etapa" e clique em Adicionar. Clique na bolinha colorida para trocar a cor e no lápis para renomear.
- Exclua uma etapa com cuidado. Se ela tiver contatos, a Wevichat pede para onde eles vão antes de excluir. O funil sempre mantém pelo menos uma etapa.
- Decida a entrada automática. A chave "Contatos novos entram na primeira etapa" define se quem chega (por conversa, importação, webhook ou API) já entra no funil.
- Crie outros funis se precisar. O botão Novo funil abre uma lista de modelos prontos, explicada abaixo. No menu de três pontos você marca um funil como padrão ou o exclui.
Modelos prontos
Ao criar um funil, você escolhe um modelo em vez de partir das etapas genéricas. Cada modelo já traz as etapas na ordem em que aquele tipo de negócio costuma trabalhar:
| Modelo | Etapas |
|---|---|
| Vendas B2B | Contato, Qualificação, Reunião, Proposta, Negociação, Cliente |
| Vendas B2C | Contato, Interessado, Orçamento, Comprou |
| Prestação de serviço | Contato, Orçamento enviado, Aprovado, Em execução, Concluído |
| Consultoria | Contato, Diagnóstico, Proposta, Contrato assinado, Projeto ativo |
| Clínica e saúde | Contato, Avaliação agendada, Avaliação realizada, Em tratamento, Manutenção |
| Imobiliária | Contato, Visita agendada, Visita realizada, Proposta, Fechado |
| Cursos e educação | Interessado, Aula experimental, Matrícula, Aluno ativo |
| Implantação | Contratado, Implantação, Treinamento, Operando |
| Pós-venda e retenção | Cliente novo, Onboarding, Ativo, Em risco, Renovado |
Quem prefere montar tudo do jeito da casa escolhe Começar do zero, que cria o funil com uma etapa só.
O modelo só define as etapas iniciais. Depois de criado, o funil é comum: renomeie, reordene, troque cores e adicione etapas à vontade. Nenhuma automação ou segmentação depende do modelo escolhido.
Mover contatos
Pelo kanban
- Abra Contatos e clique em Kanban, no canto superior direito, ao lado de Lista.
- Escolha o funil, quando houver mais de um, no seletor da barra de filtros.
- Arraste o cartão de uma coluna para outra. A mudança é salva na hora. Se der erro, o cartão volta para onde estava e você vê um aviso.
- Clique no cartão para abrir a ficha completa do contato numa janela sobre o quadro. Feche no X, no Esc ou clicando fora, e o quadro já volta atualizado.
- Use o menu de três pontos do cartão para mover sem arrastar, marcar como perdido ou reabrir.
Cada coluna mostra a contagem exata de contatos da etapa e carrega mais cartões conforme você desce. A busca e os filtros da lista (carteira, tags, canal, período, campo personalizado) valem também para o kanban.
Os contatos perdidos ficam escondidos por padrão. Clique em Mostrar perdidos para vê-los, esmaecidos, na etapa em que pararam. Arrastar um perdido para qualquer coluna reabre o contato.
No celular ou em telas sem mouse, o quadro mostra uma etapa por vez, com abas no topo. Para mover, use o menu do cartão.
O kanban também funciona pelo teclado: com um cartão focado, pressione Espaço para levantar, setas para os lados para trocar de coluna e Espaço de novo para soltar.
Pela ficha do contato
Na ficha, o card Funis mostra a etapa em cada funil, há quanto tempo o contato está nela e o botão para marcar como perdido ou reabrir. O link Histórico abre a linha do tempo de mudanças. Também dá para tirar o contato de um funil ou adicionar em outro.
Vindo do kanban, a ficha abre nessa janela sobre o quadro. Na visualização em lista, ela abre em página inteira.
Pelo inbox
No painel lateral da conversa, o bloco Funil traz o mesmo seletor de etapa, para o atendente atualizar o funil sem sair da conversa.
Filtrar e segmentar por etapa
Na lista de contatos, o filtro Etapa deixa escolher o funil, uma ou mais etapas e o que fazer com os perdidos (mostrar todos, esconder ou ver só eles). A coluna Etapa aparece na lista em telas largas.
Nas segmentações, a categoria Funil traz três critérios:
- Etapa do funil: está em uma destas etapas, ou não está em nenhuma delas. Contatos perdidos não contam como "na etapa".
- Situação no funil: está ativo no funil, está marcado como perdido, ou não está no funil.
- Tempo na etapa: está na etapa há mais de N dias, entrou nos últimos N dias, entre datas, antes ou depois de uma data.
Combine com os outros critérios. Por exemplo: "está em Negociação há mais de 7 dias E não conversou nos últimos 3 dias" é uma lista pronta para uma automação de retomada.
Automações por etapa
Nas automações de WhatsApp, a etapa entra de dois jeitos:
Como gatilho. No nó Gatilho, marque Entrou em uma etapa do funil e escolha o funil e as etapas. O fluxo começa na hora em que o contato passa para uma delas, não importa se foi pelo kanban, pelo agente de IA, pela API, por importação ou por outra automação. As regras de reentrada e cooldown continuam valendo, veja Re-entrada e cooldown.
Como ação. O botão Etapa na barra do editor adiciona um passo Mover para etapa depois do passo selecionado. Nele você escolhe o funil e a etapa de destino, ou marca o contato como perdido. Quando a execução chega nesse passo, a etapa muda e o fluxo segue para a próxima mensagem sem esperar.
Exemplo: gatilho "entrou em Negociação" envia a proposta no mesmo dia, um lembrete em 3 dias e, se ninguém responder, um passo "Marcar como perdido" no sétimo dia.
O agente de IA move o contato
Na configuração do agente, a chave Mover contato no funil dá ao agente a ferramenta mover_etapa. Com ela ligada, o agente vê os funis, as etapas e a etapa atual do contato, e pode mover ou marcar como perdido quando a conversa deixa isso claro.
Diga no prompt quando isso deve acontecer. Por exemplo: "Quando o cliente confirmar interesse em receber uma proposta, mova para Negociação. Quando disser que fechou com outra empresa, marque como perdido." Sem instrução, o agente tende a não mexer no funil.
Mudanças feitas pelo agente aparecem no histórico do contato como feitas pelo agente de IA. No painel de teste do agente a ferramenta responde, mas não altera nada.
Importação, exportação e API
- Importação por planilha: mapeie uma coluna como Etapa (funil padrão). O valor é casado pelo nome da etapa, sem diferenciar maiúsculas. Nomes que não existem no funil são ignorados. Veja Como importar contatos por planilha.
- Exportação: o CSV ganha as colunas Funil, Etapa, Na etapa desde, Perdido em e Motivo da perda, sempre do funil padrão. Veja Como exportar e filtrar contatos.
- API: o endpoint
POST /contacts/stagemove o contato ou marca como perdido, e oGET /contactsdevolve as etapas em cada funil. Veja Documentação de API.
Dashboard
O widget Funil de contatos, na categoria Funis de contato dos dashboards personalizados, mostra quantos contatos ativos estão em cada etapa agora e o percentual em relação à etapa anterior. Perdidos ficam de fora.
Dicas para um bom resultado
- Comece por um modelo e ajuste. É mais rápido corrigir um funil que já tem a cara do seu negócio do que inventar as etapas do zero.
- Poucas etapas, bem definidas. Quatro a seis etapas bastam. Cada uma precisa ter um critério claro de entrada, senão a equipe não sabe quando mover.
- Deixe a entrada automática ligada no funil de vendas. Assim ninguém fica de fora e o kanban reflete a base inteira.
- Use "perdido" em vez de excluir ou criar uma etapa "Perdido". A marcação guarda em que etapa a pessoa desistiu, o que ajuda a entender onde o funil vaza.
- Combine etapa com tempo. As segmentações por tempo na etapa e as automações de retomada são onde o funil paga o investimento.
- Cuidado com o agente movendo etapa. Ligue só em agentes que conduzem a venda de verdade e descreva no prompt as condições exatas.