Como criar sua primeira automação passo a passo
Nível: Iniciante Tempo de leitura: 8 min Plano necessário: Pro ou Ultra
Visão geral do fluxo
Criar uma automação envolve 4 momentos:
- Definir como os contatos entram (o gatilho)
- Desenhar a sequência de mensagens com tempo de espera
- Definir quando o contato sai do fluxo
- Ativar e acompanhar
A configuração é toda visual, sem precisar escrever código.
Passo 1: criar o fluxo
No painel, vá em Automações na barra lateral e clique em Nova automação. Você cai no editor visual com um único nó "Gatilho" no centro do canvas.
No topo da página, ajuste:
- Nome da automação: identificador interno (ex: "Reativação 7 dias")
- Conexão WhatsApp: qual número vai enviar as mensagens (você precisa ter pelo menos uma conexão ativa)
Passo 2: configurar o gatilho
Clique no nó Gatilho no canvas. No painel da direita, escolha um ou mais tipos:
Webhook externo
Sistema de fora (n8n, Make, RD Station, formulário) joga contatos no fluxo via uma chamada HTTP. Ativando esta opção, o sistema gera uma URL e um token. Veja Como disparar via webhook pros detalhes.
Evento de conversão
Quando o agente de IA detecta um evento específico durante a conversa (ex: lead_qualificado), o contato entra automaticamente no fluxo. Veja Como usar eventos de conversão.
Entrou em segmentação
Quando um contato passa a atender os critérios de uma segmentação salva (ex: tag X foi atribuída, conversou com agente Y, evento Z ocorreu), ele entra no fluxo. Selecione uma ou mais segmentações no painel do gatilho. A latência é de até 30 segundos pra critérios comuns e até 15 minutos pra critérios temporais (como "há mais de 30 dias sem conversar"). Veja Segmentação de contatos.
Início manual
Você dispara pra uma lista de contatos quando quiser, com um botão na tela de acompanhamento. Útil pra reativação pontual e pra testar antes de automatizar.
Pode ativar quantas opções quiser ao mesmo tempo.
Passo 3: adicionar mensagens
No nó Gatilho, clique no botão + redondo que aparece logo abaixo (próximo à bolinha verde de saída). Uma nova mensagem é criada e já fica conectada ao gatilho com uma seta. O painel da direita abre automaticamente pra você configurar o template.
Configure no painel da direita:
- Template aprovado: dropdown lista todos os templates Meta aprovados da sua conexão. Selecione um.
- Parâmetros do body: se o template tem
{{1}},{{2}}, etc, preencha cada um. Você pode usar variáveis como{{contact_name}}ou campos personalizados da sua org (a lista aparece embaixo do campo). - Header de mídia: se o template aceita imagem no header, faça o upload.
- Pré-visualização: mostra como a mensagem vai chegar pro contato, com as variáveis substituídas.
Pra adicionar a próxima mensagem da sequência, clique no + abaixo da mensagem que acabou de criar. Repita até completar o fluxo. Recomendamos no máximo 4-5 mensagens por fluxo.
Se você preferir criar conexões manualmente (pra casos avançados como ramificações), puxe da bolinha verde de saída de um nó até o topo de outro.
Passo 4: definir tempo entre mensagens
Clique em cada conexão (a linha verde entre dois nós) pra definir quanto tempo esperar:
- Campo numérico + unidade (Minutos / Horas / Dias / Semanas)
- Ou use os atalhos: imediato, 15 min, 1 h, 1 d, 1 sem
Boa prática: a primeira mensagem geralmente sai imediato. Entre a 1ª e a 2ª, espere algumas horas. Entre a 2ª e a 3ª, 1 ou 2 dias.
Passo 5: marcar o fim
Adicione um nó de Fim com o botão correspondente no topo. Conecte a última mensagem ao fim. Contatos que chegam no fim ficam marcados como "completados" no monitor.
Passo 6: configurar saídas globais
Clique em qualquer área vazia do canvas pra abrir o painel "Saídas globais" na direita. Estas regras param o fluxo a qualquer momento:
- Sair se o lead responder: se o contato escrever qualquer mensagem, o fluxo para e a conversa segue normal (atendente ou agente IA).
- Sair se opt-out: se o contato responder PARAR, SAIR, CANCELAR e similares, ele é marcado como opt-out global da org e nunca mais recebe automação.
- Sair em evento específico: liste eventos que param o fluxo (ex:
comproucancela um fluxo de carrinho abandonado). - Cooldown de re-entrada: quantas horas o contato precisa esperar pra reentrar caso já tenha passado pelo fluxo.
Detalhes em Critérios de saída.
Passo 7: validar e ativar
Quando você clica em qualquer área vazia, o painel da direita também mostra uma lista de pendências (se houver). Exemplos:
- "Selecione uma conexão WhatsApp"
- "Ative ao menos um gatilho"
- "Adicione ao menos uma mensagem"
- "Conecte o gatilho à primeira mensagem"
- "Há nó(s) sem conexão de entrada"
Resolva todas antes de prosseguir. Clique em Salvar pra gravar as alterações, depois em Ativar.
Se faltar algo, o botão Ativar não funciona e o sistema avisa o que está pendente.
Passo 8: acompanhar
Volte pra /admin/automations, clique no menu de três pontinhos do seu fluxo e escolha Ver runs. Você cai num painel com:
- 6 cards de métricas (total, ativos, completados, saíram, falharam, responderam)
- Breakdown de motivos de saída
- Lista de runs com filtro por status
Se você ativou o início manual, o botão Iniciar manual está visível no topo.
Detalhes em Como acompanhar e monitorar.
Importante: edição vs ativo
Quando um fluxo está ativo, a edição é bloqueada pra não quebrar runs em andamento. Pra mudar qualquer coisa, primeiro clique em Pausar, faça as alterações, Salvar e depois Ativar de novo.